Las órdenes de compra

Hoy quería hablaros de las famosas órdenes de compra (purchase order, en inglés). La razón por la que me he decantado por tratar este tema es que, a lo largo de este año, he observado que una gran parte de los errores detectados en las traducciones que se reciben en la agencia en la que trabajo y un buen número de malentendidos entre las gestoras y los traductores provienen de no haber leído la orden de compra o de, al menos, no haberla entendido debido a una mala redacción y no haber preguntado.  

La orden de compra funciona como un contrato. En ella, se describen las condiciones del servicio que vas a prestar (tu tarifa, tu plazo) y las instrucciones para llevar a cabo el servicio. Aceptar una orden de compra sin haberla entendido o leído equivale a firmar un contrato sin haber leído tus condiciones. En el momento en el que aceptas la orden de compra, te estás vinculando a ella de la misma forma en la que te vincularías a un contrato laboral. Probablemente, puedas pensar que se trata de una mera formalidad y que en ella tan solo se repiten los datos de un trabajo que ya te han mencionado antes por correo electrónico o por teléfono, pero no es así. En ella, puede que aparezcan especificaciones que no se te hayan mencionado antes y cuya no contemplación suponga que la traducción no se dé por válida.

Asimismo, la orden de compra suele contener datos relevantes en los que debes fijarte: si la tarifa se establece en origen o destino (muy importante si traduces a un idioma romance, ya que suelen ser más extensos que las lenguas germánicas, por ejemplo), el plazo establecido (fecha y hora), si hay entregas parciales, si debes seguir un determinado glosario, si debes entregar los archivos bilingües o limpios, si debes usar una determinada herramienta de traducción asistida, si debes evitar usar ciertas palabras, etc. Por tanto, si no lees estas instrucciones y entregas tu traducción sin tenerlas en cuenta, lo más probable es que el gestor te devuelva la traducción por muy seguro que estés de tu calidad, ya que habrás incumplido los términos del “contrato”. De hecho, debido a este incumplimiento, podrías pasarte semanas haciendo una traducción y que la empresa se negara a pagarte, ya que no has cumplido con lo pactado.

Por ello, aunque esto parezca muy obvio, dado que, en mi experiencia, no lo es tanto, te recomiendo que dediques unos minutos a leerte en profundidad la orden de compra o las instrucciones que te envíe el gestor de proyectos y que no aceptes ciegamente lo que te pongan, sino que preguntes todas las dudas que te surjan antes de aceptar. Además, guarda esta orden de compra o el correo con las instrucciones, ya que puedes estar vinculado a un proyecto durante muchos años. Es decir, te pueden pedir cuentas tras un par de años sobre un proyecto que hiciste en el pasado si contenía datos sensibles y te vendrá bien saber qué te pidieron y hasta qué punto es tu responsabilidad lo que haya pasado con ese proyecto. Para rematar,  confirma siempre la orden de compra por escrito (evita el teléfono), independientemente de la confianza que tengas con los gestores de proyectos. La empresa necesita tener una garantía de que comprendes y aceptas las condiciones y, si no lo haces, puede que reasignen la traducción a otra persona y que tú, mientras, trabajes paralelamente a cambio de nada. Esa garantía es buena para ti y para la agencia porque os vincula de una forma legal y hace que ambas partes estéis seguras de que el trabajo se va a hacer bien y de que se va a remunerar conforme a las condiciones establecidas.

Por supuesto, terminarás trabajando con mucha frecuencia para las mismas agencias y aprenderás su forma de proceder e incluso sabrás de antemano lo que te están pidiendo sin tener que ver a priori la orden de compra, pero nunca des nada por hecho. Hay agencias que no usan el método de las órdenes de compra para establecer un proyecto entre la agencia y el traductor y no tiene nada de malo, pero exige siempre una confirmación por escrito de tus condiciones y de las instrucciones que debes tener en cuenta.

Dicho esto, espero que os sea útil de alguna forma. Os deseo un buen fin de semana y que os traigan muchas cosas los Reyes Magos :)