¿Los gestores de proyectos deberían ser traductores?

Hace ya algún tiempo hablé de los gestores de proyectos y de la relación que deberían tener con los traductores desde mi punto de vista. Hoy quiero dedicar de nuevo una entrada a los gestores de proyectos, pero esta vez como reflexión o respuesta a la pregunta que formulo en el enunciado.

Como sabéis, yo he trabajado en los dos bandos y mis compañeras también. Empecé como traductora, pasé a ser jefe de equipo y a llevar la gestión de los proyectos de traducción, luego estuve en una agencia como coordinadora del equipo de gestión de proyectos y ahora vuelvo a traducir. Mis dos compañeras comenzaron, principalmente, como gestoras y ahora sobre todo traducen, aunque no hemos dejado de coordinar proyectos. Os cuento esto para que entendáis que intento opinar sobre este tema desde el conocimiento y no solo desde la posición de traductora autónoma que nunca se ha encontrado en la tesitura de tener que gestionar algún proyecto.

En mi opinión, los gestores de proyectos de traducción deberían tener formación de traductores. Es más, me tiro a la piscina y os digo que no vale con formación en filología o lingüística, la formación que necesitan es la del traductor con sus asignaturas de documentación y sus exámenes de traducción. Asimismo, deberían tener experiencia en traducción, ya que no sirve de nada que tengan los conocimientos teóricos si nunca se han encontrado delante de un texto real y han tenido que enfrentarse a él con una fecha de entrega imposible y la poca información contextual que a menudo proporcionan los clientes.

Considero que solo cuando te has visto en una situación similar, eres capaz de decidir quién es la persona más adecuada para realizar un encargo de traducción, qué plazo debes dar a esa persona y qué contexto tienes que proporcionarle. El hecho de saber lo que necesita un traductor, la documentación que va a precisar y saber adelantarte a las preguntas que puede formular son aspectos que pueden marcar la diferencia en tu trabajo como gestor de proyectos. No basta con recibir un encargo del cliente y reenviarlo al primer traductor que tengas en tu lista o al más económico, tu deber como gestor de proyectos consiste en gestionar de forma eficiente y eficaz el proyecto (a veces lo barato, se paga caro). Si te pones en la piel del traductor, puedes adelantar muchas cuestiones y quebraderos de cabeza, además de plantear desde el principio al cliente lo que vas a necesitar para ese proyecto.

Un gestor de proyectos necesita ser rápido y tener una visión global de todos los aspectos del proyecto, debe dominarlo y conocerlo, y hacer que el cliente se sienta seguro por haberle confiado el trabajo. ¿Quién mejor que un traductor para saber qué necesita otro traductor y qué necesita del cliente? 

Imagen extraída de: http://marketingparatraductores.com/

Sé que ya hay algunas facultades en las que se imparte la asignatura de gestión de proyectos y me alegro, ya que es una de las puertas que se abren a los traductores cuando terminan la carrera y creo que es necesario formarte un poco en ello, ya que no todo el que sabe traducir vale para gestionar al igual que no todo el que sabe gestionar, es capaz de traducir. Animo a todos los estudiantes a que cursen alguna asignatura de gestión para entender este trabajo y que tengan esa opción al salir de la carrera además de para que entiendan la presión y el estrés al que se ven sometidos muchos gestores de proyectos. Asimismo, animo a las agencias a que opten por traductores para esta labor.

Eso es todo por hoy ;)

Las órdenes de compra

Hoy quería hablaros de las famosas órdenes de compra (purchase order, en inglés). La razón por la que me he decantado por tratar este tema es que, a lo largo de este año, he observado que una gran parte de los errores detectados en las traducciones que se reciben en la agencia en la que trabajo y un buen número de malentendidos entre las gestoras y los traductores provienen de no haber leído la orden de compra o de, al menos, no haberla entendido debido a una mala redacción y no haber preguntado.  

La orden de compra funciona como un contrato. En ella, se describen las condiciones del servicio que vas a prestar (tu tarifa, tu plazo) y las instrucciones para llevar a cabo el servicio. Aceptar una orden de compra sin haberla entendido o leído equivale a firmar un contrato sin haber leído tus condiciones. En el momento en el que aceptas la orden de compra, te estás vinculando a ella de la misma forma en la que te vincularías a un contrato laboral. Probablemente, puedas pensar que se trata de una mera formalidad y que en ella tan solo se repiten los datos de un trabajo que ya te han mencionado antes por correo electrónico o por teléfono, pero no es así. En ella, puede que aparezcan especificaciones que no se te hayan mencionado antes y cuya no contemplación suponga que la traducción no se dé por válida.

Asimismo, la orden de compra suele contener datos relevantes en los que debes fijarte: si la tarifa se establece en origen o destino (muy importante si traduces a un idioma romance, ya que suelen ser más extensos que las lenguas germánicas, por ejemplo), el plazo establecido (fecha y hora), si hay entregas parciales, si debes seguir un determinado glosario, si debes entregar los archivos bilingües o limpios, si debes usar una determinada herramienta de traducción asistida, si debes evitar usar ciertas palabras, etc. Por tanto, si no lees estas instrucciones y entregas tu traducción sin tenerlas en cuenta, lo más probable es que el gestor te devuelva la traducción por muy seguro que estés de tu calidad, ya que habrás incumplido los términos del “contrato”. De hecho, debido a este incumplimiento, podrías pasarte semanas haciendo una traducción y que la empresa se negara a pagarte, ya que no has cumplido con lo pactado.

Por ello, aunque esto parezca muy obvio, dado que, en mi experiencia, no lo es tanto, te recomiendo que dediques unos minutos a leerte en profundidad la orden de compra o las instrucciones que te envíe el gestor de proyectos y que no aceptes ciegamente lo que te pongan, sino que preguntes todas las dudas que te surjan antes de aceptar. Además, guarda esta orden de compra o el correo con las instrucciones, ya que puedes estar vinculado a un proyecto durante muchos años. Es decir, te pueden pedir cuentas tras un par de años sobre un proyecto que hiciste en el pasado si contenía datos sensibles y te vendrá bien saber qué te pidieron y hasta qué punto es tu responsabilidad lo que haya pasado con ese proyecto. Para rematar,  confirma siempre la orden de compra por escrito (evita el teléfono), independientemente de la confianza que tengas con los gestores de proyectos. La empresa necesita tener una garantía de que comprendes y aceptas las condiciones y, si no lo haces, puede que reasignen la traducción a otra persona y que tú, mientras, trabajes paralelamente a cambio de nada. Esa garantía es buena para ti y para la agencia porque os vincula de una forma legal y hace que ambas partes estéis seguras de que el trabajo se va a hacer bien y de que se va a remunerar conforme a las condiciones establecidas.

Por supuesto, terminarás trabajando con mucha frecuencia para las mismas agencias y aprenderás su forma de proceder e incluso sabrás de antemano lo que te están pidiendo sin tener que ver a priori la orden de compra, pero nunca des nada por hecho. Hay agencias que no usan el método de las órdenes de compra para establecer un proyecto entre la agencia y el traductor y no tiene nada de malo, pero exige siempre una confirmación por escrito de tus condiciones y de las instrucciones que debes tener en cuenta.

Dicho esto, espero que os sea útil de alguna forma. Os deseo un buen fin de semana y que os traigan muchas cosas los Reyes Magos :)

La historia que nunca acaba

Hace ya tiempo hablé de lo que se suele esperar de un traductor cuando hace una prueba de traducción desde el punto de vista del gestor de proyectos y, ahora, como se ha dado la vuelta a la tortilla y soy yo la que hace pruebas de traducción, me he puesto a reflexionar sobre lo que siento cada vez que hago una prueba de traducción, que se puede resumir en: 

- ¿Por qué no me contestan?

- Hora de suplicar para que hagan una prueba

- Concentración total, vamos a clavarla.

- ¿Les gustará?

- Me agregan a su base de datos y ¿ahora qué?

- Vuelta a empezar.

Es decir, es la historia que nunca acaba. Para empezar, algo que llevo pensando durante mucho tiempo y que he comentado a varios colegas traductores últimamente es que ya puedes haber estudiado Traducción e Interpretación, haber hecho un Máster, haber trabajado cinco años en la industria, pero aún así tendrás que someterte una y otra vez a examen. Sinceramente, no lo entiendo. Si ya lo demostraste con los cuatro o cinco años de exámenes y ejercicios, con la tesina y con los años de experiencia, ¿no te has ganado ya el respeto suficiente para que te crean cuando dices que sabes lo que haces? Pues parece que no, el traductor tiene que "licenciarse" cada vez que quiere participar en un proyecto o que cuenten con él en una agencia de traducción, incluso aunque haya hecho veinte pruebas del mismo tipo y tenga no sé cuántas referencias.

¿Por qué ocurre esto? Supongo que es la historia de siempre: se sigue pensando que cualquiera puede traducir y solicitar un empleo de traductor por el hecho de hablar ciertos idiomas. Por ello, las empresas deciden examinar a la persona por su cuenta y ver si es lo que ellos específicamente buscan. ¿Pero, entonces para qué quiero tener un buen currículo y haber estudiado la carrera? Buena pregunta. Lo quieres para tener que suplicar un poco menos para que te hagan la prueba y, por supuesto, para hacerla bien. Aunque hacer la prueba bien, no garantiza nada, ya que solo supone que te metan en una base de datos y que tengas que cruzar los dedos para que un día tengan suficiente trabajo como para recurrir a ti y tranquilamente puede ocurrir que alguien menos capacitado que tú haga la prueba tan bien como tú porque ese día se alinearon las estrellas, pero sea más barato y recurran a él primero. 

Así que ¿cuál es la conclusión? La conclusión es que hay algo que estamos haciendo mal con nuestra profesión porque en teoría estudiamos algo para conseguir un buen trabajo y tener una vida cómoda, pero en la práctica, el traductor nunca termina el proceso, salvo si se queda toda la vida en la misma empresa o monta la suya propia. Somos algo así como Peter Pan y los niños descarriados, que no nos hacemos mayores o que nos han dejado atrapados en un mundo donde nos impiden crecer. No tengo una solución, pero ¿por qué no ocurre esto en otro tipo de profesiones? ¿Por qué un ingeniero o un médico cuando terminan sus muchos años de carrera, prácticas, etc. consiguen un trabajo sin que nadie ponga en duda sus conocimientos? 

En fin, supongo que la paciencia es la madre de todas las ciencias y no sabéis todo lo que estoy aprendiendo desde que me he embarcado en esta nueva aventura de la autonomía.

Los gestores de proyectos: los que deberían ser nuestros aliados

Últimamente, he tenido un par de malas experiencias con gestores de proyectos, lo que me ha llevado a reflexionar qué es lo que se debería esperar de un gestor de proyectos desde el punto de vista de un traductor, pero también desde el punto de vista de la empresa (al menos de lo que buscaría yo si fuera una empresa). 

Desde una perspectiva general y, en mi opinión, el gestor de proyectos es una figura vital para que el proceso de traducción o localización se realice correctamente y, por tanto, el gestor de proyectos tiene que ser un buen profesional, capaz de tener una visión de conjunto, un buen criterio matemático y un don de gentes. Por supuesto, estos aspectos son muy generales y bastante difusos, así que voy a intentar ser más específica.

Considero que un gestor de proyectos de traducción debería haber estudiado Traducción o al menos tener una amplia experiencia como traductor. La razón para ello es muy simple: el gestor de proyectos es el nexo de unión entre lo que quiere la empresa y lo que va a proporcionarle el traductor. Por tanto, debe ser capaz de resolver cualquier problema en el proceso: tanto dudas del traductor como dudas por parte de la empresa. 

En primer lugar, debe ser capaz de agarrar la propuesta de la empresa y saber diseccionarla y analizarla de tal forma que el mayor número posible de dudas de traducción que pueda plantear el texto ya las pueda plantear él o ella desde el principio. 

Por ejemplo, el otro día nos enviaron una tarea en la que una empresa inglesa nos pedía traducir una encuesta. En ella, los resultados de la encuesta tenían esta estructura:

Id 1: %s %p a happy warrior who wants to be in a world full of butterflies (es solo un ejemplo).

La empresa planteaba que el primer %s hacía referencia al sujeto y el segundo %p al verbo puesto que solo eso cambia en inglés en la frase y no se planteaban que en otros idiomas los cambios van más allá de la forma verbal y del sujeto: el género por ejemplo. El caso es que el gestor de proyectos ni siquiera se planteó que esto supusiera un problema o que esto provocara que la empresa inglesa tuviera que introducir textos alternativos en el código del programa para los otros idiomas para que el resultado saltara conforme al sexo de la persona que respondía la encuesta. 

Los traductores fueron los que plantearon la solución y después de todo un día de trabajo y entregar la tarea de la forma adecuada para que se adaptara a los idiomas romances, el gestor de proyectos dijo que la reprogramación del código costaba mucho dinero y que no había que hacer la tarea. Todo un día tirado por la borda porque no fue capaz de analizar desde el principio cómo se debía llevar a cabo la tarea y qué es lo que tenía que pedir a la empresa. Tan solo con leerse bien lo que pedían, ver el primer ejemplo y, por supuesto, tener una noción de cómo funciona la traducción, el problema se habría resuelto.

En segundo lugar y en relación con el ejemplo, el gestor de proyectos tiene que ser capaz de calcular los costes y el tiempo conforme a los recursos que tiene a su disposición y conforme a lo que es mejor para la empresa. Es decir, a veces es mejor plantear a la empresa un plazo más amplio y usar menos recursos, lo que supone menos dinero a la empresa, que usar muchos traductores para un mismo proyecto y que haya discrepancias dentro del proyecto. El gestor tiene que ser capaz de ponerse en la piel del traductor y de la empresa y no plantear plazos imposibles o prometer el oro y el moro y que eso repercuta en gastos adicionales. 

En tercer lugar, el gestor de proyectos debe ser una persona empática y con un don de gentes. En su función, debe saber mantener contentos no solo a las empresas, sino también a los traductores. El hecho de que haya muchos traductores en el mundo no quita que cuando tienes unos buenos en el equipo, deberías ser capaz de mantenerlos, ya que, se crea una relación de confianza y esto te garantiza que ofrecerás un producto bueno y a tiempo. Al fin y al cabo, la figura del gestor de proyectos no existiría sin los traductores, así que deberían ser su bien más preciado. 

Debería estar siempre disponible para las dudas de los traductores y ofrecerles siempre a priori toda la información necesaria para que desarrollen bien su tarea. Es decir, en el proceso de análisis de la tarea, debe realizar una labor de documentación y pedir a la empresa todos los materiales que considere necesarios y toda la información que pueda ser de valor para el traductor. De esta forma, se evitará muchos quebraderos de cabeza durante el proceso y recibirá muchas menos preguntas por parte de los traductores porque una parte de sus dudas ya estarán resueltas desde el principio.

Para acabar, tiene que controlar y revisar la tarea una vez finalizada. Por supuesto, no tiene por qué conocer los idiomas, pero sí debe homogeneizar los documentos (que los nombres de los archivos sean similares y el formato el adecuado) y comprobar que todo está hecho. Asimismo, es muy recomendable que envíe un feedback a los traductores de su trabajo. Por ejemplo, si la empresa se ha quejado por algo o si todo lo contrario o si ve que falta algo o si han hecho un trabajo excelente. Los traductores estarán muy agradecidos de recibirlo, ya que, solo viendo los fallos, se es capaz de mejorar o si han hecho un buen trabajo, sabrán que deben seguir por ese camino.

En definitiva, el gestor de proyectos debería ser nuestro aliado, nuestro compañero y la persona que siempre esté ahí si sentimos que nos estamos volviendo locos frente a un texto.